Office 2010, la productividad según Microsoft
Escrito por Manuel Arenas Martes 20 de Abril de 2010 12:59
Las oleadas tecnológicas de Microsoft se
suceden, y con cada una se va construyendo todo un entramado de tecnologías,
aplicaciones y servicios con el objetivo de mejorar la productividad de los
usuarios, sean profesionales o no. Esta nueva versión de Office no supone una ruptura respecto a versiones anteriores. Al contrario, es una evolución y una puesta al día de una solución para productividad que se aleja del concepto clásico de “programa” aislado y vertical, específico para abordar una tarea concreta. La misión de Office es la de servir como herramienta para plasmar ideas, proyectos o contenidos en forma de documentos susceptibles de utilización, clasificación, puesta en común, ya sea en el contexto de un entorno doméstico, docente o profesional. Existen versiones diferentes optimizadas para cada uno de estos segmentos, cada una dimensionada de forma que no sobre ni falte nada que pueda resultar esencial para cada audiencia.
Precisamente un punto de partida para introducir Office 2010 es el del posicionamiento. Para Microsoft hay dos grandes grupos de posibles usuarios para Office 2010: por un lado el consumidor residencial o los profesionales liberales, y por otro la pequeña y mediana empresa. Además, se ha simplificado el procedimiento para comercializar Office, con una reducción del número de posibles formas de venta o distribución en cajas o preinstalado en el equipo. El propósito de Microsoft es simplificar lo máximo posible los pasos necesarios para hacer llegar a sus clientes Office 2010, y de paso simplificar a los fabricantes de equipos y al canal las tareas de preinstalación y carga del software en los equipos. Incluso han previsto la integración de una versión gratuita denominada “Starter”, con funcionalidades completas, pero limitada en su número. Es decir, lo que tiene, funciona, pero no cuenta con el cien por cien de funcionalidad de Office, ni todas las aplicaciones. De hecho sólo cuenta con Office y Excel, y su papel es el de reemplazar a Microsoft Works como suite de productividad ofimática asequible y preinstalada en muchos de los sistemas Windows nuevos.
A partir de una imagen única precargada, es posible usar sólo la versión Starter, o bien autenticarse como usuario que ha comprado la suite y usar una clave para desbloquear la funcionalidad completa. Además se puede adquirir una versión completa en caja, de la forma habitual, aunque la fórmula de la versión precargada es muy eficaz, sobre todo en equipos como los netbook, que carecen generalmente de unidad óptica.
Aparte de las versiones “Volumen”
específicas para despliegues en corporaciones con una infraestructura IT que
contemple el uso de servidores de aplicaciones y grupos de trabajo
“verticalizados” de acuerdo con las necesidades propias de la compañía, existen
las versiones especialmente pensadas para pequeñas y medianas empresas,
profesionales liberales y usuarios residenciales. Para esta audiencia hay tres
versiones de Office, cada una integrada por un conjunto de aplicaciones
distinto. La versión
Home & Student incluye Word, Excel, PowerPoint y One Note. La versión Home & Business, para profesionales liberales,
añade Outlook al repertorio de aplicaciones, y por último la versión
Professional suma Publisher y Access. La versión Starter, como se comentaba
anteriormente, es gratuita y sólo incluye Word y Excel, y permite a los
usuarios tomar contacto con la suite, y deja la puerta abierta para adquirir la
versión completa cuando sea conveniente. En estas versiones también está
contemplado el acceso a Office Web Applications, una versión online de Word,
Excel, PowerPoint y OneNote, simplificadas pero operacionales para editar,
crear y gestionar documentos en la nube.
Office 2010 se define desde la propia Microsoft como “la mejor experiencia de productividad a través del PC, el teléfono y el navegador”. Esta afirmación extiende el “radio de acción” tradicional de Office, que era el del PC o el portátil, al mundo online y a la movilidad sin concesiones. Un paso necesario, pero que obliga a Microsoft a realizar cambios importantes en la suite de productividad por excelencia. De todos modos, la experiencia de productividad a través del PC sigue siendo la más relevante y la que más importa a los usuarios. Office 2010 incluye un buen repertorio de novedades en este campo. Office 2010 se sustenta, en última instancia, en cuatro pilares fundamentales: colaboración, la transformación de ideas en realidades tangibles, la ubicuidad y la facilidad para su despliegue independientemente de la infraestructura IT donde se lleve a cabo. La idea es correcta, y necesaria si se atiende a las demandas de usuarios y empresas, o a la tendencia a favor del acceso a Internet a través de los teléfonos “smartphone”.
Office 2007 ha sido la referencia ofimática durante los últimos años, y Office 2010 tiene que tomar el relevo. De momento, OneNote se mantiene en un discreto segundo plano en esta versión, pero parece llamada a desempeñar un papel importante a medio plazo. Es un producto difícil de categorizar, y una especie de cajón de sastre donde cabe de todo: desde una nota, hasta un fragmento de página web, un enlace, un correo, anotaciones a mano alzada, junto con las herramientas necesarias para buscar, ordenar o compartir esos “fragmentos” de información. OneNote vivió su primer momento de protagonismo con la llegada de los Tablet PC, y la facilidad para tomar notas a mano alzada y el reconocimiento de escritura. Ahora vuelve a llegar el momento de OneNote con el segundo advenimiento de las tecnologías táctiles. Y además es una de las cuatro aplicaciones que tienen cabida online. De momento OneNote y Word no están operativas aún, pero PowerPoint y Excel ya permiten crear documentos online, aunque de forma limitada.
La forma de trabajar con Web Apps es, de
momento, a través de SkyDrive. Sólo se necesita crear un documento nuevo desde
el menú correspondiente para lanzar la aplicación web de que se trate. Si se
cuenta en la empresa con un servidor SharePoint, las Web Apps se pueden
instalar como parte de la infraestructura de red corporativa, con un control
total sobre la seguridad y el control de acceso para los documentos online.
Para el mercado residencial, Pymes o profesionales liberales, SkyDrive es
suficiente para poder trabajar online, e incluso para crear grupos para
colaborar de un modo menos controlado que con un servidor propio, pero
operativo al fin y al cabo.
La suite Microsoft Office 2010 se puede entender casi más como una evolución de Office 2007 que como un producto rompedor y revolucionario. Es una herramienta de productividad que mejora y extiende las funcionalidades de Office 2007, pero fácilmente entendible por quienes ya tuvieran experiencia con esta versión. La puesta al día se centra en aspectos como el “ribbon" (la cinta), que ahora se usa en todas las herramientas, incluido Outlook. Además, se ha introducido el “backstage”, como centro neurálgico de operaciones para gestionar los documentos, compartirlos con grupos de trabajo, almacenarlos tanto localmente como online, etcétera. Es un concepto interesante y muy versátil que en cierto modo sustituye al menú “Archivo” tradicional. Además, muchas de las aplicaciones incluyen un editor de imágenes avanzado, que se puede usar para retocar y organizar las imágenes sin necesidad de salir de la aplicación. También se han realizado optimizaciones para el motor de la aplicación, con versiones tanto de 32 bits como de 64 bits, que permiten trabajar con documentos mucho más complejos siempre y cuando se cuente con el hardware adecuado. El deseo de Microsoft es extender el alcance de Office desde las plataformas de sobremesa hasta los móviles, y para ello tiene que ser cuidadosa con la interfaz. Por lo pronto, el acceso a través de explorador web está limitado a Firefox o Internet Explorer, pero hay otros como Chrome, donde la compatibilidad brilla por su ausencia. Este punto, el de la compatibilidad con los navegadores, tendrá que mejorarse para que la accesibilidad sea lo más universal como sea posible.
En la práctica, Office 2010 se puede ver desde dos perspectivas diferentes. Por un lado, las grandes corporaciones pueden realizar un despliegue organizado de Office basado en SharePoint y Exchange, donde las aplicaciones como Outlook, Word o Excel, estarán al servicio de las políticas definidas por la empresa. Por ejemplo, Outlook en conjunción con Exchange, hace posible habilitar funcionalidades específicas como los “tips” que alertan al usuario sobre posibles riesgos o procedimientos incorrectos que esté poniendo en práctica. Las Web Apps también tienen una lectura diferente si se ejecutan sobre un servidor SharePoint en vez de sobre SkyDrive. De todos modos, un despliegue completo de Office no es una tarea que puedan abordar todas las empresas. Para las que no puedan, la solución pasa por adquirir las versiones “normales” de Office y amoldarse a los servidores online como SkyDrive, que sirve como repositorio de documentos, fotos o cualquier otro contenido relacionado directamente o indirectamente con los documentos y tareas que se estén llevando a cabo.
Outlook es el programa que tiene novedades más útiles. Sin llegar a ser un cambio radical, ahora incorpora la cinta, así como funcionalidades que agilizan la experiencia de uso. “Quick Steps”, por ejemplo, permite crear una especie de “macros” personalizables para completar tareas en un único paso. La vista conversación e ha potenciado en esta edición, de modo que es muy fácil organizar los mails y reducir drásticamente el número de elementos en el buzón.
El conector social es otra novedad, que permite integrar la comunicación con los contactos de redes sociales como Twitter, Linkedin o Facebook en Outlook. Se trata de una filosofía (la de los conectores) que no es nueva. El conector para Hotmail existe desde Office 2007, pero ahora se extiende a otras redes y deja la puerta abierta a todas las que sean convenientes.
Los “mail tips” funcionan mejor cuando se usan en combinación con Exchange, y permiten dar indicaciones al usuario para evitar que cometa errores como el enviar ciertos correos a usuarios que no deberían recibirlos.
También se pueden ignorar cadenas de mensajes que no sean de interés en pocos pasos, así como consolidar conversaciones para tenerlas más accesibles en el momento de revisar los historiales de mensajes.
Word, por su parte, además de Backstage, común a la suite Office 2010, incorpora un panel de navegación mejorado, así como funciones de búsqueda en los documentos mucho más versátiles, o la función de captura de pantalla dentro del propio programa para añadir pantallazos a los documentos de forma inmediata. También se ha incluido un editor de imágenes en la propia aplicación como sucede también en otras aplicaciones de la suite.
PowerPoint 2010 es otro de los grandes beneficiados de la suite. El tratamiento del vídeo dentro de la propia aplicación es ahora mucho más flexible y permite “trimear” los clips dentro de la propia aplicación. La función de captura de pantalla, o la edición de imágenes también está contemplada en este software, así como las funcionalidades para poner en común las presentaciones.
En Excel, las mejoras se centran en la versatilidad a la hora de manejar datos dentro de las hojas de cálculo. En pocos pasos se pueden crear vistas personalizadas que ofrecen distintos modos de visualización de los datos, para detectar tendencias, patrones de regularidad o posibles incidencias dentro de hojas de resultados.
Office 2010 será presentada oficialmente en sociedad en pocas semanas, y supone un paso hacia la mejora de la productividad y una puesta al día para adaptarse a las nuevas formas de trabajo en distintas plataformas y con la ubicuidad como objetivo. La migración hacia “la nube” es clara pero paulatina, y durante el tiempo de vida de Office 2010 es de esperar que las actualizaciones y mejoras se centren sobre todo en aspectos como la colaboración, o el tratamiento de los documentos online. De momento, la migración hacia Office se puede hacer de un modo progresivo gracias a la diversidad y segmentación de versiones, desde “Starter” a las versiones Profesionales.
